Il suivait ses chantiers de tête. Aujourd'hui, son système les suit pour lui.
La Cabane Verte est une entreprise d’aménagement extérieur près de Lyon. Terrasses, pergolas, clôtures. Ses journées se passent sur les chantiers, ses week-ends devant la paperasse. Nous avons construit un système de 11 automatisations qui relie sa boîte mail, son logiciel de facturation et son tableau de bord. Chaque chantier avance tout seul, du premier contact jusqu’à la facturation.
11
scénarios qui tournent chaque jour, sans intervention
10
étapes de chantier suivies automatiquement
1
seule action manuelle
3
outils reliés entre eux : Outlook, Tiime et Notion
Ses chantiers vivaient dans sa tête,
son agenda et sa boîte mail
La particularité de son activité change tout au système que nous avons construit : environ 85 % de ses chantiers arrivent par la sous-traitance pour Leroy Merlin et Castorama. Les deux enseignes lui envoient des clients. Le reste, environ 15 %, vient du bouche-à-oreille.
Concrètement, un lead Leroy Merlin arrive sous forme d’e-mail dans sa boîte Outlook. Un client Castorama, lui, arrive par portail privé. Deux portes d’entrée différentes, deux traitements différents, et aucun endroit unique où voir l’ensemble.
Ses outils du quotidien étaient déjà en place et fonctionnaient bien : Outlook pour les mails et l’agenda, Tiime pour les devis et les factures. Le problème n’était pas les outils. C’était le vide entre eux.
L'entreprise
La Cabane Verte fait de l’aménagement extérieur : terrasses, pergolas, clôtures. Cédric dirige l’entreprise seul et se sert lui-même de tous les outils au quotidien. Seule autre personne dans le circuit : son comptable, qui partage l’accès à Tiime pour la facturation.
Les sources de chantiers
Leroy Merlin et Castorama en sous-traitance, environ 85 % du volume. Le bouche-à-oreille pour le reste. Chaque enseigne a son propre canal : un e-mail chez l’une, un portail chez l’autre. Résultat, rien n’arrivait au même endroit.
Les outils déjà en place
Outlook pour les e-mails, Tiime pour les devis et la facturation. Deux outils solides, mais qui ne se parlaient pas et n’affichaient jamais l’état réel d’un chantier.
Ses semaines partaient sur les chantiers.
Ses week-ends dans la paperasse.
Quand nous avons demandé à Cédric ce qui lui prenait le plus de temps, il n’a pas parlé d’une tâche précise. Il a parlé de ses samedis.
Du lundi au vendredi, il fabrique et il pose. C’est son métier, c’est ce qui paie. La gestion passe donc après : le soir, et surtout le samedi et le dimanche. Devis à rédiger, e-mails à trier, clients à rappeler, factures à sortir.
En regardant ce travail de près, une opération revenait partout, chantier après chantier : recopier une information qui existait déjà ailleurs. C’est là que partaient ses heures.
- Un e-mail Leroy Merlin arrive : lire, comprendre, noter le nom, le téléphone, l'adresse et le type de travaux quelque part.
- Aucune liste fiable des chantiers en cours. L'état réel de chaque affaire vit dans sa tête, son agenda et sa boîte mail à la fois.
- À chaque devis, retaper le nom du client, l'adresse du chantier, la date, les mêmes mentions.
- Un chantier terminé peut rester non facturé pendant des semaines, simplement parce que rien ne le signale.
- Impossible de répondre en une seconde à « combien j'ai de devis en attente en ce moment ? »
- La gestion se fait le week-end, parce que la semaine est prise par les chantiers.
- L'e-mail Leroy Merlin est lu par le système, qui crée la fiche client et la fiche projet tout seul.
- Un tableau de bord unique montre tous les chantiers rangés par étape, mis à jour sans intervention.
- Le devis est pré-créé dans Tiime avec le client, l'adresse et la date déjà remplis. Il ne reste qu'à ajouter les produits/services.
- Un chantier terminé bascule tout seul dans la liste « à facturer ». Rien ne peut être oublié.
- Le chiffre d'affaires en devis et le nombre de projets actifs s'affichent en permanence.
- La gestion se réduit à un clic par chantier, au moment de facturer.
Nous avons commencé par dessiner
le trajet complet d'un chantier
C’est la décision qui a tout structuré. C’est aussi elle qui explique pourquoi le temps gagné n’a pas fondu au bout de trois semaines.
Cédric voulait gagner du temps, et c’était la bonne demande. Restait à savoir où aller le chercher. Sa liste de départ était une liste de tâches : les relances, la rédaction des devis, le tri des mails. En la traitant telle quelle, nous aurions livré quelques automatisations isolées. Utiles trois semaines, puis abandonnées au premier cas particulier.
Nous avons donc commencé par autre chose : dessiner le trajet complet d’un chantier, du premier contact jusqu’à l’argent encaissé. Ce trajet, chez Cédric, tient en dix étapes. Toujours les mêmes, dans le même ordre. C’est en automatisant ce trajet entier, et non des tâches prises une par une, que le temps gagné tient dans la durée.
Et la réponse est presque toujours la même : cette preuve existe déjà quelque part. Un e-mail reçu. Un rendez-vous posé dans l’agenda. Un devis passé en « accepté ». Une facture créée. Cédric produit ces preuves naturellement, en travaillant, sans y penser.
C’est là que le système se construit. Il ne demande jamais à Cédric où il en est. Il lit les traces qu’il laisse déjà.
1. Trouver la preuve
Pour chaque étape, identifier le signal qui existe déjà dans les outils du client. Jamais un formulaire à remplir en plus, jamais une case à cocher supplémentaire.
2. Décrire la règle
Traduire cette preuve en règle exacte : un événement Outlook jaune dont le titre commence par « Visite technique » signifie que la visite est planifiée. Pas d’interprétation possible.
3. Fabriquer le scénario
Un scénario Make par règle. Chacun est un mécanisme complet, avec sa logique de décision et ses cas particuliers. Les onze fonctionnent ensemble, mais chacun se teste, se surveille et évolue séparément. C’est ce qui rend le système robuste aujourd’hui et modifiable dans un an.
Trois outils, un chef d'orchestre
Cédric n’a pas changé de logiciel. Il continue d’utiliser Outlook et Tiime exactement comme avant. Nous avons ajouté deux pièces : un tableau de bord qu’il regarde, et un moteur qu’il ne voit jamais.
Pourquoi Notion et pas un CRM du marché
Un CRM impose son vocabulaire : « opportunité », « lead scoring », « pipeline de vente ». Cédric ne parle pas comme ça. Il parle de visite technique, de devis, de chantier, de facture. Dans Notion, nous avons pu nommer les dix étapes avec ses mots à lui. Et le suivi de chantiers n’est qu’un point de départ : le même espace peut accueillir ses fournisseurs, son suivi de matériel, ses documents types ou une future équipe. Le jour où son activité grandit, on ajoute un module au lieu de changer d’outil.
Pourquoi Make et pas un développement sur-mesure
Un développement classique aurait coûté plusieurs fois le prix et aurait été impossible à faire évoluer sans nous rappeler. Make garde chaque règle visible et modifiable : quand Cédric change une habitude, on ajuste un bloc et c’est réglé le jour même.
Les dix étapes d'un chantier, et ce qui déclenche chacune
Voici le cœur du système. Chaque ligne est un statut réel dans le tableau de bord de Cédric. À droite, l’étiquette dit qui fait avancer l’étape. Une seule est de sa main.
- 01À appelerAutomatiqueUn e-mail Leroy Merlin arrive, ou un nouveau client apparaît dans Tiime. La fiche client et la fiche projet sont créées dans la foulée. Cédric n'a plus qu'à décrocher son téléphone.
- 02Visite planifiéeAutomatiqueCédric pose son rendez-vous dans Outlook en catégorie jaune, intitulé
Visite technique - Prénom NOM. Le système reconnaît le format et remplit la date de visite dans la fiche projet. - 03Devis à faireAutomatiqueL'heure de fin de la visite est dépassée : le projet bascule tout seul. Le lendemain matin à 8h, un devis brouillon l'attend déjà dans Tiime, client et adresse de chantier pré-remplis.
- 04Devis envoyéAutomatiqueTiime envoie un e-mail de confirmation à chaque devis expédié. Le système lit cet e-mail et fait avancer le projet. Cédric ne touche à rien.
- 05Chantier à planifierAutomatiqueLe devis passe en « accepté » dans Tiime, que ce soit après la signature d'un particulier ou l'ordre de mission d'une enseigne. Le chantier entre dans la file d'attente.
- 06Chantier planifiéAutomatiqueCédric bloque les journées de pose dans Outlook, en catégorie bleue, intitulé
CHANTIER - Prénom NOM. Les dates de début et de fin remontent seules dans la fiche projet. - 07Chantier en coursAutomatiqueL'heure de début du chantier est atteinte. Le statut change sans que personne ne s'en occupe, y compris quand Cédric est sur le toit d'une pergola.
- 08Chantier terminéAutomatiqueL'heure de fin est dépassée, le chantier est marqué terminé le soir même à 19h. C'est ce statut qui alimente sa liste de facturation du lendemain.
- 09À facturerLa seule action de CédricUn chantier peut être physiquement terminé sans être bon à facturer : une reprise, une pièce manquante, un accord client en attente. Aucun logiciel ne sait ça. Cédric le sait. Ce clic reste donc le sien, volontairement.
- 10Projet terminéAutomatiqueLa facture est créée dans Tiime : le projet se clôture et rejoint l'historique. Le chiffre d'affaires du tableau de bord se met à jour dans la nuit.
Les couleurs des rendez-vous Outlook ne sont pas une contrainte ajoutée par le système. Cédric posait déjà ses visites et ses chantiers dans son agenda : c'était son seul vrai réflexe de gestion pendant la semaine. Nous avons simplement donné un sens à ce geste existant. Une couleur et un titre, et le geste qu'il faisait déjà s'est mis à piloter le système.
Les onze scénarios, un par un
Chaque scénario fait une seule chose et se déclenche à une heure précise. Nous indiquons pour chacun ce qu’il observe, ce qu’il produit, et surtout pourquoi il tourne à ce moment de la journée.
Le lead Leroy Merlin devient une fiche
Le scénario relève les e-mails Leroy Merlin, confie le texte à GPT qui en extrait le nom, le téléphone, l’adresse et la nature des travaux, puis crée le client et le projet dans Notion en statut « à appeler ».
La visite technique entre dans le suivi
Le scénario surveille l’agenda Outlook, repère les événements jaunes intitulés « Visite technique », retrouve le bon projet grâce au nom du client et inscrit la date de visite dans sa fiche.
La visite terminée ouvre le devis
Chaque soir, le scénario regarde les visites dont l’heure de fin est passée et bascule les projets concernés en « devis à faire ».
Le devis envoyé se signale tout seul
Tiime confirme par e-mail chaque devis expédié. Le scénario détecte cette confirmation, la rattache au bon projet et passe le statut en « devis envoyé ».
Le devis brouillon prêt avant le café
Pour chaque projet en « devis à faire », le scénario crée un devis brouillon dans Tiime avec le client, l’adresse de livraison du chantier, le numéro et la date déjà remplis.
Les clients Tiime arrivent dans Notion
Le scénario compare la liste des clients Tiime avec celle de Notion et crée les fiches manquantes. C’est la porte d’entrée des clients Castorama et du bouche-à-oreille.
Le devis accepté libère le chantier
Le scénario repère les devis passés en « accepté » dans Tiime depuis la veille et fait passer les projets en « chantier à planifier ».
La facture clôture le projet
Le scénario détecte les factures créées la veille dans Tiime et bascule les projets correspondants en « projet terminé ».
Le chantier planifié remplit les dates
Même mécanique que la visite technique, mais sur les événements bleus intitulés « CHANTIER ». Les dates de début et de fin de pose remontent dans la fiche projet.
Le chantier démarre, le statut suit
Le scénario compare l’heure courante aux dates de début enregistrées et fait passer les chantiers concernés en « en cours ».
Le chantier terminé rejoint la file de facturation
Le soir, le scénario clôture les chantiers dont la date de fin est passée et les fait apparaître dans la vue « à facturer » de Cédric.
Une journée vue du côté du système
Le système ne tourne pas en continu. Il se réveille à des heures choisies pour coller à la journée réelle d’un artisan qui passe ses journées dehors, et se rendort entre deux.
Techniquement, nous pouvions faire réagir chaque scénario à la seconde. Nous ne l'avons pas fait, pour deux raisons. La première est le coût : une plateforme d'automatisation se paie à l'opération, et surveiller en permanence une boîte mail qui reçoit trois leads par semaine revient à payer des milliers de vérifications inutiles. La seconde est humaine : Cédric est sur un chantier à 10h, il ne lira pas la notification. Les horaires ont donc été calés sur ses moments de pause, pas sur ceux de la machine.
Six décisions qui expliquent le système
Un système d’automatisation, ce n’est pas un empilement de connexions. C’est une suite de choix, dont certains consistent à dire non. Voici les nôtres sur ce projet, et leur raison.
01Faire lire les e-mails Leroy Merlin par une intelligence artificielle
Les e-mails de lead d'une grande enseigne ne sont pas des formulaires. Le nom du client peut être écrit de trois façons, l'adresse tenir sur une ligne ou sur trois, la nature des travaux être décrite en langage libre. Une règle classique qui découpe le texte à des positions fixes casse au premier e-mail légèrement différent.
Nous avons donc confié cette lecture à GPT. Il reçoit le texte de l'e-mail et rend des champs propres : nom, prénom, téléphone, adresse, ville, type de travaux. Si l'enseigne change la mise en page de ses e-mails demain, la lecture continue de fonctionner.
02Refuser le robot Castorama
Leroy Merlin envoie ses leads par e-mail : c'est lisible, c'est stable, on peut l'automatiser proprement. Castorama, non. Les chantiers arrivent via une plateforme qui n'offre aucune connexion officielle.
La solution technique existait : un robot qui se connecte à la plateforme et recopie les informations à l'écran. Nous l'avons évaluée, puis écartée. Ce type de robot se casse à chaque mise à jour de la plateforme, sans prévenir, et laisse le client avec un système qui ment. Un suivi faux est pire qu'un suivi absent.
Les clients Castorama continuent donc d'être créés par Cédric dans Tiime, comme avant, et le système les récupère de là le lendemain à 7h30. Zéro travail en plus pour lui, zéro dette technique pour lui. Nous avons remonté la demande d'ouverture d'accès à l'enseigne.
03Laisser une action manuelle, exprès
Neuf des dix étapes avancent seules. La dixième, le passage en « à facturer », reste un clic de Cédric. Ce n'est pas une limite technique, c'est un choix.
Un chantier peut être terminé sur le papier et pas prêt à être facturé : une reprise à faire, une finition qui attend une pièce, un accord client en suspens. Aucun signal informatique ne connaît cette nuance. Cédric, si. Automatiser cette étape aurait envoyé des factures au mauvais moment, et une facture prématurée coûte bien plus cher qu'un clic.
04Se brancher sur un geste qui existait déjà
Pour savoir qu'une visite est planifiée, il fallait un signal. La solution la plus évidente aurait été de demander à Cédric de cocher une case dans Notion. C'est aussi la solution qui aurait été abandonnée en trois semaines, parce que personne n'ouvre un logiciel de plus quand il est sur un chantier.
Nous avons donc regardé ce qu'il faisait déjà, systématiquement : poser ses rendez-vous dans Outlook depuis son téléphone. Il suffisait d'ajouter une couleur et un format de titre. Le geste ne change pas, il porte juste une information de plus.
05Découper le système en onze scénarios indépendants
Tout aurait pu tenir dans deux ou trois scénarios très ramifiés. Nous avons choisi l'inverse : découper la logique en onze mécanismes autonomes, chacun responsable d'une règle précise du parcours. C'est un travail de conception plus long en amont, qui se rentabilise dès les premières semaines d'exploitation.
Chacun se teste, se met en pause et se corrige sans toucher aux autres. Si le scénario des devis rencontre un problème un mardi, les chantiers continuent d'avancer normalement. Et le jour où Cédric veut ajouter une étape à son parcours, on construit un scénario de plus au lieu de rouvrir toute la mécanique.
06Reprendre l'existant à la main avant d'allumer le système
Le jour de la livraison, Cédric avait déjà des chantiers en cours : des devis en attente, des poses planifiées, des projets à facturer. Si nous avions simplement allumé le système, tous ses clients existants seraient repartis de l'étape 1, « à appeler ». Un tableau de bord faux dès la première minute.
Nous avons donc fait l'inventaire avec lui, chantier par chantier, et créé chaque projet en cours directement au bon statut. Ensuite seulement, le système a été activé, scénario par scénario. Une reprise fastidieuse, qui est exactement ce qui fait qu'un outil est adopté ou rejeté au premier jour.
Comment nous avons construit ce système, étape par étape
C’est la méthode ValiaWeb appliquée à un cas réel. Six étapes, environ deux mois entre le lancement du projet et la mise en production.
Étape 1Avril 2026
Audit : comprendre une journée, pas une liste de tâches
Premier rendez-vous. Nous ne demandons pas « que voulez-vous automatiser ? », mais « racontez-moi une semaine ». Les outils utilisés, ce qui arrive par quel canal, ce qui se fait le soir, ce qui se fait le week-end. C’est là qu’apparaît le vrai sujet : l’information recopiée d’un outil à l’autre, et l’absence de vue d’ensemble.
Étape 2Avril 2026
Diagnostic : choisir ce qu'on ne fera pas
Nous présentons quatre axes de travail chiffrés. Cédric arbitre : la gestion du planning et le suivi des devis passent en priorité, la relance automatique de devis est écartée, un axe entier est mis de côté. Cette réunion de tri vaut de l’argent : elle évite de construire des choses que personne n’utilisera.
Étape 3Avril à mai 2026
Conception : le parcours d'abord, les scénarios ensuite
Nous écrivons les dix statuts, puis nous cherchons pour chacun le signal déclencheur. Ce travail génère des questions très concrètes que nous reposons au client : comment envoies-tu tes devis ? que mets-tu toujours à l’identique dedans ? que se passe-t-il quand c’est une enseigne qui valide ? Chaque réponse ferme une règle. Puis les onze scénarios sont construits dans Make et l’espace Notion est conçu autour de son vocabulaire.
Étape 4Mai 2026
Tests : chaque scénario passé au banc d'essai
Chaque scénario est exécuté à la main, dans des conditions réelles : un vrai e-mail d’enseigne, un vrai événement d’agenda, un vrai devis de test. C’est pendant cette phase que nous découvrons le piège de la boîte de réception prioritaire d’Outlook, qui aurait fait disparaître une partie des confirmations de devis.
Étape 5Début juin 2026
Livraison : le système passe chez lui, avec ses comptes à lui
Toutes les connexions sont basculées sur les comptes de Cédric, l’espace Notion lui est transféré en propriété, les chantiers en cours sont repris à la main au bon statut, puis les onze scénarios sont activés un par un et programmés à leurs horaires. La séance se termine par la prise en main : les couleurs d’agenda, la vue à facturer, le geste unique qui lui reste.
Étape 6Depuis juin 2026
Suivi : surveiller les premiers jours, puis faire évoluer
Vérification quotidienne la première semaine : les scénarios tournent-ils, aucun lead n’est-il passé à travers, les statuts avancent-ils correctement ? Ensuite, la maintenance mensuelle prend le relais : surveillance des exécutions, corrections, et ajustement des règles quand l’activité de Cédric change.
Ce que le système fait, tous les jours, sans lui
étapes qui avancent seules
Sur les dix statuts du parcours d’un chantier, neuf changent sans aucune intervention.
information recopiée
Plus une seule donnée saisie deux fois entre la boîte mail, le logiciel de facturation et le suivi. Autant de saisies en moins sur chaque chantier.
clic par chantier
Le passage en « à facturer » est la seule action de gestion qui reste à Cédric.
de couverture quotidienne
Le système se réveille sept fois par jour, y compris pendant que Cédric est sur un chantier.
Au quotidien, la gestion de son entreprise tient désormais en un coup d'œil. Cédric ouvre son espace de suivi et voit immédiatement où en est chaque chantier, ce qu'il reste à facturer et ce qui l'attend la semaine suivante. Rien à renseigner, rien à mettre à jour, rien à recouper : le système a déjà tout fait pendant qu'il était sur ses chantiers. Le temps qu'il passait à tenir son organisation à jour, il le récupère pour son métier et pour ses week-ends.
Ce qu'on nous demande avant de se lancer
Combien de temps prend la mise en place d'un système comme celui-ci ?
Pour La Cabane Verte, il s'est écoulé environ deux mois entre le lancement du projet et la livraison, tests compris. Le rythme dépend surtout de votre disponibilité : chaque règle doit être validée avec vous avant d'être construite, parce que c'est vous qui connaissez les cas particuliers de votre métier.
Faut-il changer de logiciels pour automatiser son entreprise ?
Non, et c'est même l'inverse de notre méthode. Cédric a gardé Outlook et Tiime, qu'il utilisait déjà et qui fonctionnaient bien. Nous avons ajouté un tableau de bord pour voir, et un moteur invisible pour relier. Brancher l'existant plutôt que de tout remplacer : cela vous revient moins cher, va plus vite, et vous épargne la phase pénible où il faut tout réapprendre. Si le projet nécessite malgré tout un outil supplémentaire, nous vous expliquons pourquoi, et rien n'est mis en place sans votre accord.
Que se passe-t-il si une automatisation tombe en panne ?
Chaque scénario garde la trace de ses exécutions. En cas d'erreur, une alerte remonte et le projet concerné reste simplement sur son statut précédent : rien n'est perdu, rien n'est écrasé. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous découpons le système en onze scénarios indépendants plutôt qu'en une seule grosse mécanique. La maintenance mensuelle couvre la surveillance et la correction.
Pourquoi Notion plutôt qu'un CRM classique pour un artisan ?
Un CRM du marché impose son vocabulaire et ses étapes de vente. Un artisan ne pense pas en « opportunités », il pense en visite technique, devis, chantier, facture. Notion nous laisse nommer les étapes avec les mots du métier et afficher exactement les vues utiles : le pipeline, les chantiers à facturer, le calendrier des poses. Il retrouve son vocabulaire de chantier à l'écran, sans avoir à le traduire. L'autre avantage est la marge de manœuvre : le jour où l'activité grandit, le même espace peut accueillir la gestion des fournisseurs, le suivi du matériel, des documents types ou une équipe. On ajoute un module, on ne change pas d'outil.
Ce type d'automatisation est-il réservé aux métiers du bâtiment ?
Non. La logique vaut pour toute activité qui suit un parcours : demande, rendez-vous, devis, exécution, facture. Nous l'avons appliquée ici à l'aménagement extérieur, mais la même méthode fonctionne pour un menuisier, un installateur, un cabinet de conseil, un photographe ou une agence. Quel que soit le secteur et quelle que soit la taille de l'entreprise, de l'artisan seul à la PME de plusieurs dizaines de personnes, il y a des tâches répétitives qui peuvent être automatisées. Ce qui change, ce sont les outils à relier et les signaux à écouter.
Combien coûte un système d'automatisation sur-mesure ?
Le prix se compose toujours de deux parties : un budget de création unique, réglé en plusieurs fois au fil du projet, puis un abonnement mensuel qui couvre la surveillance, les corrections et les évolutions. Ce qui fait varier le montant, c'est l'ampleur du système à construire et, surtout, le temps qu'il vous fera réellement gagner chaque mois. Un système qui vous libère une journée par semaine ne se facture pas comme un système qui vous évite trois clics. Nous ne donnons pas de chiffre pendant l'appel d'analyse : à ce stade rien n'est encore diagnostiqué, et annoncer un prix reviendrait à le deviner. Cet appel sert à comprendre votre fonctionnement et à vérifier qu'il y a matière à automatiser. Le tarif arrive ensuite, avec le devis, une fois le périmètre établi. Voir le détail de l'offre.
Votre activité suit aussi un parcours. On peut le faire avancer tout seul.
On commence par un appel d’analyse : vous racontez une semaine type, nous identifions les étapes où l’information se recopie. Sans engagement, et vous repartez avec un avis clair même si nous ne travaillons pas ensemble.